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10 coisas que não podem faltar na sua solução de e-mail

10 coisas que não podem faltar na sua solução de e-mail
Ter um bom planejamento na solução de e-mail é fundamental para qualquer organização. Quando ela está no início, ferramentas gratuitas já são de grande valia. Agora, para empresas maiores, quando a necessidade ultrapassa a dos serviços gratuitos, é preciso investir em novas soluções.

Assim, é possível perceber que empresas possuem níveis de crescimentos diferentes de um negócio que está começando agora. Alguns provedores são capazes de emitir sinais de que seu e-mail gratuito não está conseguindo acompanhar o ritmo de crescimento.

Logo, é fundamental que a organização saiba identificar o que não pode faltar na sua solução de e-mail de forma a garantir que estes recursos não te impeçam de avançar. Afinal, a necessidade da empresa sobre qualquer um desses recursos são apenas indicações de que está na hora de pensar sobre novas aquisições de soluções.

Servidores que suprem a necessidade de uma empresa

Como primeira dica, podemos dizer que não pode faltar na sua solução de e-mail um servidor que tenha todas as ferramentas necessárias para o seu negócio. Muitas empresas não se importam com este investimento e quando percebem, gastam a maior parte do dia apenas realizando o gerenciamento de seu e-mail de forma manual, sobrando pouco tempo para outras tarefas que são realmente essenciais.

Visto este cenário, é fundamental que haja a troca por um servidor mais sofisticado para que ele realize essas manutenções e gerenciamento de forma automática. Assim, você apenas faz a leitura, envio e resposta de e-mails.

A segurança para a solução de e-mail

A segurança para e-mails empresariais precisa ser ainda mais reforçada para evitar o vazamento de dados ou possíveis invasões. Contudo, pacotes gratuitos costumam não oferecer a solução de e-mail necessária neste quesito. Já os pacotes pagos, proporcionam uma segurança muito mais sofisticada, já que são peritos em segurança corporativa.

O armazenamento

O armazenamento é uma das ferramentas mais simples de se resolver. Afinal, não é somente este caso isolado que irá fazer você deixar de utilizar o seu servidor de e-mail ou alterar a forma de utilizar.

Muitos servidores oferecem pacotes expansivos, conforme a necessidade do usuário. Então, basta entrar em contato com o seu servidor e solicitar uma expansão de armazenamento.

Layout otimizado

Um layout otimizado também não pode faltar em sua solução de e-mail. Por isso, prefira os servidores que tenham uma aparência otimizada, fácil e prática para navegar.

Quanto menos cliques você precisar dar, mais rápido você executará as suas atividades, economizando tempo para outras atividades que são tão essenciais quanto ao seu negócio.

Solução de e-mail: ferramentas

Os e-mails gratuitos, comumente, não fornecem as ferramentas necessárias que uma empresa precisa em sua caixa de entrada e, muito menos, as ferramentas robustas para que possa haver um melhor desempenho de gerenciamento do usuário.
Com este aprimoramento, a sua empresa passa a gastar menos tempo com o gerenciamento de caixa de entrada de e-mails e pode focar muito mais no gerenciamento da própria empresa.

Automatização

Alguns e-mails gratuitos já oferecem esse recurso, porém não de forma avançada. Já nas opções de servidores pagos, é possível encontrar serviços de automatização para o gerenciamento das suas informações, dados, encaminhamento de e-mails recebidos a outros endereços de e-mail, envio de respostas automáticas entre outros recursos.

Nome do domínio

Manter a aparência de sua empresa não deve se limitar apenas ao logo, às informações de redes sociais e ao visual físico de sua empresa. Para mostrar a seriedade do seu negócio, também é preciso investir em um domínio próprio.

Assim como um site, o email também precisa ter o domínio personalizado com o nome de sua empresa. Isso garante uma aparência muito mais profissional ao meio digital. Por mais que haja modelos de emails gratuitos personalizados, é importante destacar que as informações de sua empresa também podem ficar vulneráveis. Afinal, ferramentas gratuitas nem sempre oferecem a mesma segurança de informações que as pagas. Dessa forma, você pode ficar exposto a ameaças e comprometer a segurança de seus dados e informações.

Empresas neste nicho possuem acesso tanto aos seus dados quanto a outras informações. Por isso, o uso de servidores que oferecem este tipo de domínio não é aconselhado.

Resposta automática

Este recurso é fundamental para a organização da empresa para que possa lidar de forma mais assertiva com seus clientes. Principalmente entre funcionários que estão ausentes e não podem responder o e-mail naquele instante. Assim, o cliente ou até mesmo o fornecedor, fica ciente da ausência e pode se direcionar a outro contato.

Este recurso também é oferecido por ferramentas gratuitas, mas as pagas possuem maneiras extras de configurações. Cabe a você sentir a necessidade de sua empresa para escolher qual a melhor.

Gerenciamento de dados para solução de e-mail

Ter que gerenciar manualmente os seus dados de e-mail não é nada eficaz. Se você quer otimizar tempo, uma das melhores formas é deixar que o seu próprio e-mail realize essa função para que você ou qualquer outro funcionário possa utilizar este tempo gerenciando a empresa e não um simples dado de e-mail.

O que poucos sabem, é que quando você contata um servidor de e-mail gratuito, no contrato está autorizado o envio de seus dados para o recebimento de anúncios. Por isso, estes serviços conseguem se manter mesmo oferecendo serviços gratuitos a seus clientes. Agora, como empresa, você deve ficar muito atento a isso, já que o envio de suas informações além de atrapalhar a sua caixa de entrada, também podem direcionar os seus dados a pessoas má intencionadas, colocando o seu negócio em risco.

Compartilhamento de arquivos

Uma das principais vantagens em se contratar um serviço de solução de e-mail paga é a confidencialidade durante o compartilhamento de arquivos. Muitos vazamentos de informações confidenciais podem ser evitadas com este recurso.

Assim, o compartilhamento e a colaboração de arquivos entre os membros da equipe podem ser realizados sem frustrações. Além disso, até mesmo arquivos com tamanhos grandes podem ser compartilhados sem problemas.

Então, assim que sentir a necessidade, realize a transação para uma solução de e-mail que ofereça tudo o que seu negócio precisa para que você cresça com mais segurança, praticidade e personalização. Assim, você trará uma variedade de recursos para sua empresa, melhorando o desempenho das funções neste quesito. Além disso, a equipe de TI também não precisará perder tempo solucionando problemas com servidores de e-mails gratuitos.

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