Início » LGPD: o que sua solução de e-mail tem que ter para estar em compliance?

LGPD: o que sua solução de e-mail tem que ter para estar em compliance?

LGPD o que sua solução de e-mail tem que ter para estar em compliance
Você já ouviu falar em solução de e-mail em compliance? Hoje, este termo vem sendo bastante abordado pelas empresas e tem ganhado destaque tanto a nível nacional quanto internacional. Ao passo que a adesão de políticas organizacionais nunca estiveram tão alinhadas ao interesse da sociedade como agora.

Mesmo o e-mail sendo algo tão antigo e tão utilizado, dentro das organizações ele passou a ser visto de outra forma. Afinal, a preocupação com a similitude e alteridade das ações das empresas tem se resultado no foco de muitas, já que este assunto transcende questões morais e éticas.

Assim, com a solução de e-mail em compliance é imposto um código de conduta moral e ética, além das gestões de risco para expor a empresa e, consequentemente, seus dados e informações, ao mínimo possível. Além disso, também é reduzido o número de fraudes e discrepâncias com a regulamentação atual.

Mas afinal, o que é compliance?

Para que você entenda melhor que sua solução de e-mail tem que ter para estar compliance é fundamental que você entenda o que o termo “compliance” significa.

Sendo uma palavra de origem inglesa, através da tradução temos que compliance significa estar em conformidade com algo, obedecer ou concordar com alguma coisa. Dessa forma, podemos dizer que compliance se refere ao ato de se comprometer com a integridade em uma tomada de decisão diária.

Assim, tudo que envolve este termo deve ser marcado pela ética e também pela transparência. Portanto, as chances de possíveis riscos são minimizadas. Isso acontece porque transgredir uma legislação é muito mais difícil. Já que suas ações são respeitadas e levadas em conta. Em outras palavras, é dito que a melhor forma para se evitar uma punição, é não realizar o crime.

Quando nos referimos a grandes instituição no mundo empresarial, o compliance desse bicho acaba sendo destrinchado em 3 níveis distintos, sendo eles:

● Gestão de riscos;
● Gestão de processos e negócios;
● Governança corporativa.

Conheça quais são as principais vantagens do compliance

Atrelado aos valores da organização, o compliance é a ferramenta que delimita as ações e práticas da empresa. Portanto, essas práticas precisam estar registradas em um documento oficial com o intuito de combater a corrupção através de códigos de conduta e até mesmo uma política da companhia.

Podemos destacar como principal vantagem do compliance, a preservação da integridade criminal e civil perante os integrantes da administração, dos colaboradores e também da empresa em si.

Assim, mantendo essas práticas, até mesmo dentro de sua solução de e-mail em compliance, a sua empresa fica longe de problemas perante a lei.

Com esta ideia, podemos mencionar outra vantagem deste sistema: o aumento da eficiência. Isso é obtido graças ao compliance que permite os gestores terem uma maior qualidade em suas tomadas de decisões. Além disso, o custo operacional também é minimizado.

Através do estabelecimento de um código de ética, é possível também se obter entre os funcionários um ganho maior de produtividade. Já que um código bem estabelecido e alinhado, é capaz de aumentar o sentimento de satisfação entre os funcionários. Afinal, é sabido que funcionários satisfeitos produzem com mais eficiência.

Por fim, pode-se destacar que empresas que possuem o compliance aplicado em suas atividades, assim como a solução de e-mail em compliance, possuem uma maior vantagem competitiva quando oferecem uma cultura organizacional que seja capaz de fidelizar seus clientes e, ainda, reter os seus melhores colaboradores.

O que sua solução de e-mail tem que ter para estar em compliance?

Agora que você já entendeu o que é compliance e os seus principais benefícios, chegou a hora de saber o que sua solução de e-mail precisa ter para estar em compliance, ou seja, para que ele esteja de acordo com a integridade de tomadas de decisões diárias.

O primeiro ponto para a solução de e-mail em compliance, é optar por um servidor seguro. Isso se faz necessário, pois não só as informações da empresa, mas a dos funcionários e clientes também podem estar expostas quando se utilizam servidores de e-mail que não prometem a conservação dos dados.

Outro ponto que se faz preciso ter para estar em compliance, é o gerenciamento de dados para a solução de e-mail. Já que ao utilizar servidores que, além de promover a segurança, também consigam ter o controle dessas informações, uma vez que no contrato de servidores gratuitos, por exemplo, você concorda em expor as suas informações a outras empresas e até agências de publicidade para ter o recebimento de anúncios em sua caixa de entrada.

Deste modo, os seus dados podem ser expostos. Inclusive, há pessoas com más intenções que podem colocar os funcionários e até mesmo a sua empresa, em risco.

Por fim, destacamos as questões de compartilhamento de arquivos que também fazem parte da segurança de um servidor. Com mais esta solução de e-mail em compliance você consegue fazer com que o seu negócio se expanda de forma prática e saudável.

Solução de e-mail em compliance

Como vimos, o compliance vem de uma palavra de origem inglesa que significa, através da tradução literal, estar em conformidade com algo, obedecer ou concordar com alguma coisa.

Também vimos que a solução de e-mail em compliance tem feito parte da realidade de diversas organizações para a efetivação da transparência e ética, resultando, assim, menores riscos para a empresa através deste código de conduta que é considerado o patamar de atuação de qualquer empresa.

As fraudes também podem ser minimizadas e isso apenas traduz um aumento de eficiência entre os gestores das organizações. Uma vez que o aumento da qualidade da tomada de decisão faz com que a empresa tenha ainda mais credibilidade não só no mercado, mas com seus funcionários também.

Por fim, os custos operacionais também são minimizados quando se adota as soluções de e-mail que tem que ter para estar em compliance. Já que há o aumento da produtividade e também da eficiência através de um código de ética bem definido entre os colaboradores.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *