O e-mail corporativo é uma ferramenta essencial de comunicação para a sua empresa. É através dele que ocorre a comunicação interna (colaboradores da empresa) e externa (clientes, fornecedores etc.). Contudo, muitas empresas iniciantes não investem nesse tipo de e-mail.

Ao contrário do que muitos pensam, o e-mail profissional é muito importante! Ele agrega características imprescindíveis para o seu negócio, como:

• Passa maior profissionalismo;
• Segurança;
• Maior controle;
• Elimina a imagem de empresa amadora.

Saiba mais sobre o assunto a partir de agora

Em primeiro lugar, o e-mail corporativo deve ser um dos primeiros itens a se pensar quando se está planejando abrir uma empresa. Ele é uma representação empresarial e deve ser usado com muita atenção. Diferentemente de um e-mail pessoal, onde você pode ter uma linguagem mais informal.

Se você não sabe como criar um e-mail para sua empresa, nos próximos tópicos vamos esclarecer algumas das principais dúvidas! Entenda como essa ferramenta é importante e quais os benefícios ela pode proporcionar para o seu negócio.

Como funciona o e-mail corporativo?

Você sabia que esse tipo de e-mail é uma estratégia de proteção de dados? Ele é um meio de proteger contra o risco de vazamento indevido do conteúdo. Diferentemente do e-mail pessoal, onde a maioria das pessoas não sabe, mas os termos de uso deixam em evidência a possibilidade de divulgação das informações.

Ou seja, o e-mail pessoal não é muito seguro, principalmente para uso empresarial. É preciso contar com um gerenciador, pois ele é a melhor garantia de sigilo de mensagens e reputação da marca.

Com o e-mail profissional, você tem o nome de domínio da empresa. Por exemplo: Ao invés do e-mail ser [email protected], com o e-mail corporativo poderia ficar [email protected].

Parece uma mudança pequena, mas faz toda a diferença! Cada detalhe que envolve a sua empresa pode influenciar no sucesso e crescimento, e o e-mail é um desses detalhes.

Você pode até iniciar seu negócio utilizando um e-mail comum. Mas conforme o tempo avançar, você vai perceber a necessidade de formalizar o seu negócio, e isso inclui a mudança do seu e-mail para profissional!

Como criar um e-mail desse tipo?

Agora, vamos abordar um assunto que muitos empresários iniciantes têm dúvidas. Afinal, como criar um e-mail desse tipo? Quanto custa? O que é preciso ser feito? Enfim, são muitas dúvidas, e isso é normal!

Atualmente, existem muitas opções para se criar um e-mail profissional. Você pode criar através dos chamados “provedores de e-mail profissional”. Esses provedores normalmente oferecem um pacote com hospedagem, registro de domínio e e-mail corporativo.

Você já deve ter ouvido falar de alguns deles. Confira uma lista com os mais conhecidos:

• GoDaddy;
• Hostinger;
• Uol Host;
• Microsoft 365;
• Google Workspace;
• Locaweb;
• KingHost.

Esses são alguns exemplos de provedores de e-mail corporativo. Os valores cobrados mensalmente podem variar, mas giram em torno de R$5,00 a R$27,00 mensais. Vale reforçar que esses valores podem ser referentes ao 1º mês de uso.

É importante conferir qual será o valor cobrado nos próximos meses e decidir se fará o pagamento mensalmente ou optará pelo preço total por ano. Também, cheque os benefícios e vantagens de cada serviço, como espaço, custo-benefício, se oferece domínio grátis, etc.

Quais são os benefícios do e-mail profissional?

A aquisição de domínios empresariais oferece benefícios valiosos para a sua empresa. Se você ainda não adotou essa ferramenta, veja o que ela pode fazer para o seu negócio.

• Profissionalismo: Lembre-se que você vai lidar com clientes, fornecedores, parceiros, e não pode passar uma imagem amadora. O e-mail profissional ajuda a construir essa imagem de credibilidade e confiança.

• Maior taxa de abertura: Quando o destinatário é desconhecido, a tendência é que o e-mail vá para a lixeira. Ao contrário de um e-mail profissional, que é facilmente identificado, tendo mais chances de ser lido.

• Livre de anúncios: O e-mail corporativo fica livre de anúncios, diferentemente do e-mail pessoal, o que aumenta o foco dos colaboradores.

• Monitoramento de dados: Esse tipo de e-mail permite a implementação de sistemas que monitoram fluxos de informações, permitindo que o gestor de TI identifique possíveis brechas de segurança.

• Comunicação ágil: É possível colocar todas as contas da empresa em um único lugar, compartilhando a estrutura de servidores e o sistema de gerenciamento.

• Personalização: Com o e-mail profissional, você personaliza com o nome da sua empresa, deixando a comunicação mais profissional!

E-mail pessoal X E-mail corporativo

A princípio, muitas empresas – principalmente os pequenos negócios – usavam o e-mail pessoal para conversas profissionais. Contudo, percebeu-se que era preciso algo mais relacionado com a empresa.

Como abordado nos tópicos anteriores, o e-mail pessoal está sujeito a “vazamento de informações” para fins publicitários. Além disso, está sujeito a mais propaganda, o que tira o foco do colaborador.

O e-mail pessoal pode ser usado para conversas entre colegas de trabalho. Já com o profissional, além de troca de e-mails ou negócios, você pode compartilhar alguma notícia relevante. Nada de postar memes e brincadeiras.

Porém, existem empresas rigorosas em relação a esse tema. Então vale ler a política da empresa e usar o bom senso!

Orientações e cuidados sobre como usar esse tipo de e-mail

Depois que você aprendeu mais sobre o e-mail corporativo e seus benefícios, é preciso saber as regras e cuidados ao usá-lo.

• Evite gírias e regionalismos: Às vezes usamos gírias no nosso dia a dia, mas evite esse tipo de linguagem em e-mails profissionais.

• Português sem erros: Ocasionalmente, erros podem acontecer, mas evite ao máximo que isso ocorra. Sempre que surgir dúvida, pesquise a palavra ou substitua por outra.

• Evite a Caixa Alta: Textos em caixa alta podem passar a impressão de estar “gritando”. Se for algo importante, destaque de outra forma, como [Atenção] ou (Importante).

Enfim, essas são algumas dicas. E lembre-se sempre de manter a educação na troca de mensagens!